Nos prestations
Vous confiez un ou plusieurs ensembles de prestations, chacun pris en charge dans son intégralité. Une interlocutrice dédiée, formée à votre fonctionnement et à vos outils, en assure la gestion au quotidien.
Prise d'appels
Tous vos appels clients sont pris, en votre nom et selon vos consignes. Prise de message et de rendez-vous.
Vos clients et prospects trouvent toujours un interlocuteur. Votre entreprise affiche une disponibilité et une réactivité constantes, et aucune demande ne se perd.
Gestion des mails
Tous vos clients obtiennent une réponse sous 24 heures ouvrées. Les sujets nécessitant votre décision vous sont transmis, classés par priorité.
Vos clients ne restent jamais sans réponse, et vous ne traitez que ce qui demande votre décision.
Agenda et prise de rendez-vous
Rendez-vous planifiés selon vos disponibilités, confirmés et rappelés à vos clients.
Les oublis et les créneaux perdus sont réduits, et votre organisation gagne en fiabilité.
Rendez-vous récurrents
Vos clients sous contrat ou en visite périodique sont sollicités avant chaque échéance.
Ce chiffre d'affaires récurrent, le plus rentable, est préservé d'une année sur l'autre, sans que vous ayez à y penser.
Devis
Préparation de vos devis dès réception de vos éléments. Suivi et relance jusqu'à la décision de votre client, acompte compris.
Aucun devis ne reste sans réponse. Le taux de signature progresse, et chaque refus est documenté pour vous aider à ajuster vos offres.
Factures
Facturation de chaque prestation réalisée dès réception de vos éléments, selon vos conditions de règlement.
Votre facturation est complète, rien n'est oublié, et votre entreprise gagne en crédibilité auprès de ses clients.
Règlements et retards de paiement
Pointage des règlements. Relances amiables graduées, menées en votre nom.
Vos encaissements sont sécurisés et votre trésorerie reflète votre activité, dans le respect de la relation client.
Recueil de satisfaction
Satisfaction mesurée après chaque prestation et demande d'avis Google. Tout client insatisfait est recontacté sous 24 heures ouvrées.
Les retours négatifs vous sont remontés immédiatement, vous identifiez vos axes d'amélioration, et votre réputation reflète la qualité de votre travail.
Rapport mensuel des demandes clients
Chaque mois : origine de vos nouveaux clients, nature des demandes, devis, encaissements et satisfaction.
Vous savez d'où viennent vos clients et où agir. Vous disposez d'une base fiable pour piloter et développer votre entreprise.
Prise en charge complète
Lorsque l'ensemble du parcours nous est confié, chaque demande reçue est traitée de bout en bout, de la première prise de contact jusqu'au règlement de la facture, sans transmission intermédiaire.
Nous disposons alors de l'accès à l'ensemble des dossiers. Un client qui appelle pour son devis, un autre qui s'interroge sur sa facture, un troisième qui souhaite avancer son rendez-vous : chacun obtient une réponse immédiate, sans être renvoyé vers vous et sans avoir à rappeler.
Cette continuité change ce que vos clients perçoivent de votre entreprise. Ils joignent quelqu'un qui connaît leur dossier, à chaque étape et sur chaque sujet. La réactivité et la disponibilité deviennent constantes, et la satisfaction suit.
Sur un périmètre partiel, les demandes qui en sortent sont enregistrées et orientées vers vous.
Notre périmètre
Nous prenons en charge tout ce qui concerne vos clients : leurs demandes, leurs rendez-vous, leurs devis, leurs factures, leurs règlements et leur satisfaction.
Ce qui n'implique pas vos clients ne relève pas de notre périmètre : comptabilité et précomptabilité, déclarations fiscales et sociales, relation fournisseurs, assistanat personnel du dirigeant, prospection commerciale.
Cette délimitation est volontaire. Elle nous permet de concentrer notre expertise sur un seul sujet et de vous garantir un niveau d'exigence constant sur l'ensemble du parcours de vos clients.
Notre approche en 3 étapes
Toute collaboration suit un parcours structuré, conçu pour garantir une délégation efficace et durable.
1. Cadrage et mise en place
La direction de Secretelis prend la main au démarrage : formation à votre activité et à votre fonctionnement, définition des règles de traitement des demandes, mise en place des outils de suivi.
2. Prise en main
Gestion quotidienne assurée directement par la direction sur le périmètre confié. Ajustements continus jusqu'à stabilisation du fonctionnement.
3. Délégation et continuité
Une interlocutrice dédiée, formée à vos process, prend le relais au quotidien. Encadrement et contrôle qualité continus par la direction. Continuité garantie toute l'année en toutes circonstances.
Accompagnement adapté à votre activité
Chaque entreprise a ses propres process, son propre volume et ses priorités.
Avant toute proposition, nous prenons le temps d'étudier votre organisation lors d'un échange.
Demandez un échange avec la direction de Secretelis :