Nos services
Vous confiez un ou plusieurs ensembles de prestations, chacun pris en charge dans son intégralité. Une interlocutrice dédiée, formée à votre fonctionnement et à vos outils, en assure la gestion au quotidien.
Demandes
entrantes
Accueil téléphonique
Traitement des demandes clients par mail
Réponse directe ou transmission qualifiée
Enregistrement et suivi de chaque demande
Agenda et
rendez-vous
Prise de rendez-vous et tenue de votre agenda
Rappels de rendez-vous par SMS
Suivi des rendez-vous récurrents :
Relance de vos clients à l'approche de l'échéance
Gestion des
devis
Préparation des devis à partir de vos éléments
Finalisation et envoi après votre validation
Suivi des devis en cours et relance de vos clients
Demande et suivi de l'acompte
Gestion des
factures
Préparation ou établissement des factures selon les éléments transmis
Envoi à vos clients
Suivi des factures en attente d'éléments
Transmission des pièces sur demande
Règlements et
impayés
Pointage des règlements
Suivi des échéances
Relances amiables graduées
Constitution du dossier en cas de recouvrement
Satisfaction
client
Message de suivi après intervention
Recueil de la satisfaction
Sollicitation d'avis clients
Remontée des retours négatifs
Prise en charge complète
Lorsque l'ensemble du parcours nous est confié, chaque demande reçue est traitée de bout en bout, de la première prise de contact jusqu'au règlement de la facture, sans transmission intermédiaire.
Nous disposons alors de l'accès à l'ensemble des dossiers. Un client qui appelle pour son devis, un autre qui s'interroge sur sa facture, un troisième qui souhaite avancer son rendez-vous : chacun obtient une réponse immédiate, sans être renvoyé vers vous et sans avoir à rappeler.
Cette continuité change ce que vos clients perçoivent de votre entreprise. Ils joignent quelqu'un qui connaît leur dossier, à chaque étape et sur chaque sujet. La réactivité et la disponibilité deviennent constantes, et la satisfaction suit.
Sur un périmètre partiel, les demandes qui en sortent sont enregistrées et orientées vers vous.
Notre périmètre
Nous prenons en charge tout ce qui concerne vos clients : leurs demandes, leurs rendez-vous, leurs devis, leurs factures, leurs règlements et leur satisfaction.
Ce qui n'implique pas vos clients ne relève pas de notre périmètre : comptabilité et précomptabilité, déclarations fiscales et sociales, relation fournisseurs, assistanat personnel du dirigeant, prospection commerciale.
Cette délimitation est volontaire. Elle nous permet de concentrer notre expertise sur un seul sujet et de vous garantir un niveau d'exigence constant sur l'ensemble du parcours de vos clients.
Notre approche en 3 étapes
Toute collaboration suit un parcours structuré, conçu pour garantir une délégation efficace et durable.
1. Cadrage et mise en place
La direction de Secretelis prend la main au démarrage : formation à votre activité et à votre fonctionnement, définition des règles de traitement des demandes, mise en place des outils de suivi.
2. Prise en main
Gestion quotidienne assurée directement par la direction sur le périmètre confié. Ajustements continus jusqu'à stabilisation du fonctionnement.
3. Délégation et continuité
Une interlocutrice dédiée, formée à vos process, prend le relais au quotidien. Encadrement et contrôle qualité continus par la direction. Continuité garantie toute l'année en toutes circonstances.
Accompagnement adapté à votre activité
Chaque entreprise a ses propres process, son propre volume et ses priorités.
Avant toute proposition, nous prenons le temps d'étudier votre organisation lors d'un échange.
Demandez un échange avec la direction de Secretelis :